기본적인 문서 작성 방법

석사생라이프

기본적인 문서 작성 방법

동글박사 2020. 5. 2. 15:50

회사생활을 하다 보면 서면을 작성해야 할 일들이 많다. 물론 학교를 다니면서 과제를 제출하거나, 내년에 작성해야 할 논문이라던가, 회사에서도 어떤 보고를 할 때 등 글을 써야 할 때가 아주 많다. 주제, 형식, 내용, 기한은 꼭 지켜야 하는 것이다. 문서작성에 있어서 지켜야 할 기초적인 것에 대해 다시 한번 정리해 보겠다. 교수님 이야기를 잠깐 빌리자면 "형식을 갖추면 내용은 당연히 충실해진다."이다. 이 첫 번째 화두를 시작으로 한 시간 가까이 내용 설명이 이어졌다. 이런 강의는 어디 가서 들을 수 없는 이야기이다. 아무도 가르쳐 주지 않기 때문.

1. ‘형식’은 ‘내용’을 충실히 한다.

문서를 작성 할 때 1차 초안을 작성하고 초안을 기초로 내용을 쓰면 꼭 무언가를 빠뜨리기 일쑤이다. 아무런 문제제기 없이 본론을 쓴다던가, 서론에서 제기한 내용을 결론에서 엉뚱한 내용으로 흘러간다거나 하는 일 들 말이다. 서면작성은 습관화가 되지 않으면 내가 생각했던 대로 글의 문맥이 흐트러지기 마련이라는 것.

2. 평가의 성격 - 상대평가 - 차별화 - 변화

매일 밤 쓰는 일기는 독자가 없다. 하지만 대부분의 서면은 독자가 있다. 그 독자는 서면을 통해서 서면을 작성한 사람을 평가한다. 학교에서 내주는 과제도 교수가 그 독자이고, 독자는 그 내용을 평가한다. 이는 절대평가가 아니라 상대평가다. 평가의 본질은 내가 만든 ppt, 보고서, 논문에 관계없이 그 작성 내용 자체가 차별화되어야 한다. 상대평가로써 다른 이와 차별화를 이루어야 한다. 그렇기 위해서는 스스로가 변화해야 한다. 과거에 나는 이렇게 하지 못했지만 지금부터라도 스스로 변화하면 된다. 결국 변화된 나 자신이 다른 사람과의 차별화를 이뤄 상대평가인 경우 우열을 점하게 되고, 보다 더 향상된 내용으로 평가받게 된다.

궁즉변(窮卽變) 변즉통(變卽通) 통즉구(通卽久)
: 궁하게 되면 변해야 되고, 변하면 통하게 되어있고, 통하면 영원하다.

“같은 방법으로 더 열심히 한다고 문제가 해결될 거라고 생각하는 것은 미친 짓이다.” - 아인슈타인

첫 번째는 문구는 주역대사전 하편 2장에 나오는 문구이다. 어떤 장애물이나 문제에 맞닥뜨렸을 때에 변화를 추구해야 하고, 끊임없이 추구하다 보면 문제를 해결할 수 있을 것이며, 그것은 오랫동안 지속될 것이라는 말이다. 주역은 경서인데 서양의 철학자나 유명 과학자들도 주역을 공부하고 이해하려 애썼다고 한다. 아인슈타인의 유명한 명언에서도 엿볼 수 있다. 어떤 과학적 난제를 해결하고자 할 때에는 늘 같은 방법으로 문제를 해결하려는 것은 전혀 도움이 안 된다. 항상 다른 방법으로 문제를 해결하려고 노력해야 한다. 형식을 갖추면 내용은 충실해질 수밖에 없다. 그리고 내 스스로가 변화해야 그것이 차별화를 이루게 되고 그 차별화가 거의 대부분의 평가를 이루고 있는 상대평가에서 다른 사람보다 더 우위에 설 수 있고 그러므로 내 스스로가 변화를 이루게 되고 그것이 내 인생에 남아있는 긴 여정을 관통할 수 있게 되고 그 관통할 수 있는 나 스스로의 변화는 영원하게 지속될 것이다.

문서 작성의 형식

표지(1쪽), 제목, 성명(특정) : 기본적으로 1페이지는 표지를 작성하는 것이 맞다. 2~3페이지 이내의 간략 보고서는 한 페이지 전체를 표지로 쓰면 안 된다. 1페이지의 표지를 작성하는 것은 10페이지 이내일 때이다. 표지를 작성할 때 제목을 작성하는 것이 매우 중요한데, 제목을 작성할 때 마치 대화를 나누듯이 또는 상세히 설명하듯이 쭉 쓰는 것이 아니라 키워드 중심으로 간략히 쓰는 것이 좋고 가급적 5마디 내외로 끝내는 것이 좋다 최대 7마디 정도로! 제목은 말 그대로 내용을 간략히 나타내야 한다. 제목을 특정해서 표지에 써야 한다. 또한 작성자를 꼭 밝혀야 한다. 이것은 꼭 주의해야 한다. 본 문서를 작성한 작성 주체는 학교에 제출하는 경우 '성명, 학번, 학과명'으로 특정해야 한다. 10페이지 내외의 문서를 작성할 때 표지를 써야 하고, 제목은 과제 10페이지의 과제 내용이 압축되어야 하고 본인의 작성 주체로써 본인을 특정해야 한다.
목차표(2쪽) : 일반적으로 2페이지는 목차표를 쓰는 것이 좋다. 이 과제를 제출한 사람은 서론에는 어떤 내용이, 본론과 결론에는 어떤 내용들이 들어가 있겠구나 하는 것이 가늠이 된다. 가급적이면 목차표, 목록을 쓰는 것을 권한다.
구성 : 서론, 본론, 결론 - 내용을 쓸 때에는 최소한 1. 서론 2. 본론 3. 결론 이라도 써야 한다. 최소한의 목차를 써야 한다. 이 본론을 쓸 때에는 보다 더 세부 되어있는 세부 목차를 꼭 써야 한다. 대목차가 본론이면 주목차는 1) / 2) / 3) 이렇게 써야 한다. 본인이 작성하는 일기장 이외에는 서론 본론 결론이 갖춰져야 한다. 서론과 결론의 불일치는 지양한다. 서론과 본론, 결론의 내용이 문제제기를 서론에서 1, 2, 3으로 했으면 본론에서는 그 서론 내용을 구체적으로 써야 하고 결론에도 그 내용이 그대로 이어져 결론 마무리를 해야 한다.
목차 순서 : 편, 장, 절, 1, 가, 1), 가), (1), (가), 동그라미1, 동그라미가, ㅁ ㅇ -
쪽수 : 1/10 - 쪽수가 누락되면 안된다. 쪽수는 꼭 써야 한다. 2페이지 이상이 되면 쪽수를 꼭 써야 한다. 쪽수를 쓸 때 머리말 또는 아래 맺음말 밑부분 해당 페이지 위 또는 아래에 꼭 표기하도록 한다. 중요한 것은 위치가 아니라 꼭 쪽수의 표기 여부이며 전체 페이지 슬레시 앞에 쪽수를 쓰는 것이 중요하다. (예 3/10 - 10페이지 중 3페이지에 해당한다 라는 '쪽'표시가 있어야 함) 서면을 읽는 독자는 총 10페이지로 작성되었고 이 페이지는 어느 페이지를 나타내는지 알 수 있다.
오탈자 : 오탈자는 내가 서면을 작성하고 제출하기 전 두 번 세 번 회고를 거치고 회고한 최종본을 다시 검토하여 오자, 탈자를 꼭 체크해야 한다.
제출기한, 분량, 규격미달 x : 글자포인트 크기가 어긋나거나 10페이지를 맞추라 했는데 10 페이지가 미달되거나 하는 문제점들이 많이 발견되고 있다. 또한 보고서 등을 제출할 때 기한을 지키는 것은 너무나 중요하고 제출해야 할 문서에 제출 형식이 지정되어 있으면 제출 형식을 준수하는 것은 기본이다.
표, 그림 표시 : 표와 그림은 제시하는 것은 좋으나 본인의 주장, 논의를 뒷받침하는 근거로써 써도 되나 표와 그림을 단지 10페이지를 메우기 위한 분량 개념으로 쓰면 안되고, 표와 그림은 만약 a4용지 한 장을 기준했을 때 ¼, ½ 를 넘어가게 되면 별도로 빼서 뒷부분에 별지로 첨부해야 하는 것이지 본문 내용 안에 인용해서는 안된다. 한 장, 두 장으로 본문에 넣어 이용하는 것은 본문을 채우기 위한 목적이 더 크다. 표가 2개 이상일 경우에는 표 1)ㅇㅇㅇ / 표 2)ㅇㅇㅇ라고 표시하고 그림 1)ㅇㅇㅇ 그림 2)ㅇㅇㅇ라고 특정을 해야 한다. 표와 그림을 인용했을 경우 아랫부분에 출처 표시를 꼭 해야 한다. ‘표 1) 보건복지부 ㅇㅇㅇ 표’라고 써주고 이 표 아래에 ‘출처 : 보건복지부 보건복지백서 00년도 0페이지’라고 써야 한다. 독자와 평자는 이 출처를 알 수 있게 해줘야 한다. 해당 내용을 쓸 때 가급적이면 각주 또는 미주로 작성해야 한다. 내가 작성한 이 문서는 일기장이 아니기 때문에 참고문헌을 작성을 해야 한다. 참고문헌은 가급적 10개 내외로 쓰는 것이 좋다. 참고문헌은 최대한 많이 작성하는 것이 좋다. 특히 석사학위를 기준으로 최소 30~50개이고, 가급적 50개를 넘겨야 한다. 석사학위 논문을 앞두고 있으면 본인 스스로가 연습한다 생각하고 다른 과제를 제출할 때 참고문헌을 풍성하게 작성하는 것이 좋다.

문서 작성의 내용

각 대목차, 중목차, 소목차를 작성할 때에는 중심 주제어(키워드) 위주로 작성하는 것이 좋다. 이건 계속하다 보면 실력이 는다.
참고문헌을 인용 요약할 경우에는 꼭 '인용', '요약'이라고 표기해야 한다. 본인의 개인적인 생각이 아니면 그 내용들은 타인의 의견이다. 그 타인의 의견을 내 의견처럼 쓰는 순간 표절이다. 내 개인적인 생각이 아닌 문장이나 문단은 꼭 다른 사람의 의견이기 때문에 각주와 참고문헌을 표시해야 한다. 작성 윤리 측면에서 이점을 꼭 염두에 두어야 한다.
서론에서 문제제기는 잘 되어있는데 본론과 결론에서 논의가 진행되다가 종결되다가 본론에서는 서론에서 제기한 문제점을 어떠한 내용도 정리가 되지 않고 흐지부지 끝나는 것이 있었다. '서론/본론/결론' 형식을 기본적인 구조로 문서의 틀을 꼭 갖추고, 서론에서는 내가 본론에서 제기하고자 하는 논의 하고자 하는 논증하고자 하는 내용을 내용을 간략히 문제제기하고 이 문제제기가 어떤 취지, 목적이 있는지 같이 부연해서 설명하는 것이 바로 서론이다. 서론에서 문제제기했던 쟁점들을 다른 사람의 논문이라든가 발표문, 정부부처에서 보도자료 등이라던 가 논증으로 이 내용들을 끌어들여 쭉 써 내려가는 것이 본론이다. 본론에서 이 내용들을 간략히 정리하고 추가적으로 보다 더 심층적인, 보다 더 추가적인 논의가 필요하게 되면 후속적인 연구가 필요하다고 본인의 의견을 추가하는 것이 결론 파트이다.
글자체, 글자크기, 줄간격 불일치 : 동일한 글자체와 동일한 글자크기와 줄간격이 불일치하면 안된다. 내 스스로가 '복붙했다.'라는 것을 인정하는 꼴이 된다.
명칭 - 고유명사는 꼭 붙여 써야 한다. 예) 경희의료원(ㅇ) -> 경희 의료원(x)
나는(내가)라는 표현은 절대로 쓰면 안된다. 이 서면은 굳이 내가 라는 표현을 쓰지 않더라도 작성한 사람이 누구인지 알고 있다. 습관적으로 내가, ‘나는’이라고 쓰는 표현은 절대로 쓰지 않는다.
문장을 끝맺을 때 ‘-습니다.’ / ‘-입니다.’를 쓰지 않는다. ‘-이다.’라고 끝맺어야 한다.
인사(감사합니다) x : 제출 과제나 보고서는 인사말을 쓰지 말라. 이메일 내용에다가 쓰면 되고(굳이 쓸 거면) 내용 안에서는 인사를 할 필요가 전혀 없다. 절대 하지 마라.
이모티콘 : 절대 쓰지 말 것.

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